Cómo hacerte autónomo en Hungría: paso a paso y costos

Ya sea que quieras ser autónomo tiempo completo, o para generar ingresos adicionales aparte de tu trabajo en una compañía, aquí te escribo una guía detallada para darte de alta como autónomo en Hungría. Desafortunadamente darse de alta es un proceso en su totalidad en idioma Húngaro. Si necesitas asistencia, escríbeme un correo y te recomiendo a alguien que hable Español o Inglés. Te dejo un resumen de los costos iniciales y permanentes al final del artículo así como también un resumen de las tareas administrativas anuales y mensuales.

Si tienes planeado ser autónomo tiempo completo, o sea, solo harás eso y no tendrás relación laboral de empleado con una compañía, habrá un paso adicional en el proceso. Solicitar tu cobertura de seguro social público, aquí tienes la guía.

La imagen de la portada tiene un significado simbólico. Si eres autónomo, tu haces todo, mercadeo, redes sociales, adquisición de clientes, formación de colaboraciones, brindar el servicio, gestión de clientes o servicio al cliente, cobros, en fin, todo. Si no lo haces, entonces contratas a alguien para que lo haga, lo cual requiere ser bueno en gestión de personal, comunicación y coordinación.

Antes de ir a los pasos, primero quiero decirte que esto es una guía y la puedes seguir sin ningún inconveniente, no obstante el proceso varía depende de la actividad de negocio que planeas, depende de que tipo de clientes vas a tener, depende de la nacionalidad de esos clientes, entre otras cosas. En el caso de que quieras hacerlo todo solo, por lo menos busca asesoría.

Estimo que desde el paso 5 hasta el 9 toma entre 1 y 2 semanas si no tienes inconvenientes. Estos son los pasos en los cuales estás dándote de alta y no son pasos de preparación, consulta o investigación.

Voy a comenzar:

1 – Escoge tu negocio

Para escoger tu negocio, debes hacerte y contestarte como mínimo las siguientes preguntas, aunque lo mejor sería un buen y detallado plan de negocios. Esto te lo recomiendo por mas pequeño que sea tu negocio.

¿El producto o servicio es algo que la gente necesita? ¿Tiene demanda? ¿Ya hay proveedores de este servicio o producto en el mercado? ¿tienes las herramientas para proveer ese servicio o producto? ¿te gusta ese tipo de servicio o producto? ¿es algo que te gustaría hacer a mediano o a largo plazo? ¿es algo que te generará suficiente dinero para tus gastos (y un poquito más)? ¿es algo que puedes mercadear? ¿sabes como vas a adquirir clientes? ¿tienes suficientes fondos para pagar los gastos mientras el negocio despega? Importante: en general el 30% de los negocios fracasan en menos de un año por falta de fondos para sobrevivir ese primer año.

Si todas esas respuestas fueron positivas y estás convencido/a de que es algo que va a funcionar, te recomiendo que todavía no inicies el negocio. Si puedes, haz una prueba. Lo mejor es que la prueba sea lo más real posible, pero evita cobrar, pues mientras no tengas el negocio registrado, todas esas transacciones serían ilegales. Entonces, ofrece el producto o servicio gratis por un mes o dos. La mejor manera de saber si funcionará es si la gente te recomienda sin tu pedírselos.

Si hasta ahora todo parece positivo, entonces procedes al siguiente paso. Y aquí no me refiero al positivo ese de las nubes y el arcoiris, me refiero al positivo objetivo y sin ilusiones algunas. El optimismo es una cosa que necesitas, pero las decisiones se tienen que basar en hechos y en datos reales.

2 – Revisa si esa actividad necesita permiso

En esta página – engedelykoteles.mkik.hu – puedes revisar cuales son las actividades de negocio que necesitan permisos (licencias), cuales necesitan ser registradas y cuales no necesitan nada. Por ejemplo, para ser peluquero/a, no necesitas ni permiso, ni registrar la actividad. Para ser guía turístico como yo, necesitas permiso, pero no necesitas registrar la actividad. En caso de que quieras dar clases privada de idiomas, no necesitas ni permiso, ni tampoco registrar la actividad. Como último ejemplo, para ser taxista, no necesitas permiso, pero si necesitas registrar la actividad y para eso necesitas un curso de más o menos 2 semanas. El requisito para ese curso es tener licencia de conducir.

Importante: estas actividades o profesiones no se pueden hacer como autónomo: derecho, veterinario, notario o juez.

3 – Haz el curso

Si la actividad que deseas requiere un permiso, haz el curso. Yo por ejemplo asistí al curso de guía turístico por 6 meses (en idioma húngaro) en la institución de enseñanza EFEB. La página es efeb.hu. Me costó un poco mas de 100 mil florines húngaros mas el costo del examen que fueron 50 mil florines. De hecho, incluso aunque la actividad no requiera permiso, si haces un curso y tienes el certificado, te da mas credibilidad al prestar tus servicios. En esa institución también tienen curso de auditor, de respostería, operador o piloto de drones, masajista, entre otros. Todo en idioma Húngaro.

Ya cuando tengas el certificado de que pasaste satisfactoriamente el curso, con eso tramitas el permiso. A mí me tomó más de lo normal, porque tuve que traducir documentos en el OFFI offi.hu para poder hacer el trámite. Entre el trámite y la traducción gasté al rededor de 20 mil florines húngaros.

4 – Tipo de compañía

Tienes que consultar con un experto, usualmente abogado corporativo o abogado de impuestos, quien te puede recomendar que tipo de compañía te conviene. También puedes preguntar en ese sector, cual es el tipo de compañía que usualmente se usa. Por ejemplo, la mayoría de los guías turísticos usan la forma de compañía para autónomos y eso fue lo que yo hice. Esta forma de compañía se llama egyéni vállalkozás y este artículo se trata solo de esa forma de compañía.

Estos son los beneficios y las limitaciones de la egyéni vállalkozás:

• Sencilla y usualmente lo mejor para comenzar un negocio.
• Si es con el modo de pago de impuestos KATA, los gastos son bastante bajos.
• El proceso para darse de alta es bastante rápido.
• Puedes usar tu cuenta bancaria personal para los ingresos.
• Puedes iniciarla sin requisito de capital.
• El proceso para pausarla también es rápido y no tiene costo alguno.
• Pueden darse de alta ciudadanos así como también residentes en Hungría.
• Toda la responsabilidad cae en ti en caso de problemas legales.
• Tiene un límite de facturación de 12 millones de florines anuales en caso de ser modo de pago de impuestos KATA. Si te pasas del límite cambia la estructura de impuestos.
• La facturación no puede ser a un solo cliente todo el año.

Asumiendo que esta es la forma de compañía que te conviene, entonces procedes a darte de alta.

5 – Solicita tu cuenta para el Ügyfélkapu

El Ügyfélkapu se puede decir que es un sistema de trámites electrónicos, pero para que te den acceso, tienes que solicitar tu cuenta personalmente llevando tus documentos personales. O sea, pasaporte o documento de identidad personal (személyi igazolvány), tarjeta de dirección (lakcímkártya), carné de impuestos (adóigazolvány) y tarjeta de seguro social (taj kártya o tb kártya). La página web es mo.hu y para solicitar la cuenta tienes que ir a la oficina distrital que se llama Kormányablak.

Cuando vayas a solicitar tu cuenta, te van a preguntar que actividad de negocio tendrás, el modo de pago de impuestos y cual será la dirección oficial de la compañía. La dirección es importante y solo puedes usar una dirección para esto, si el dueño de la dirección te autoriza.

6 – Date de alta como autónomo

Esta es la parte mas importante de todo el proceso y si no hablas Húngaro avanzado, te recomiendo que lo hagas con una persona húngara. Al final del post te dejo imágenes para que veas las preguntas del formulario. Todas las preguntas son sencillas, excepto por las relacionadas con los impuestos que son muchas y son muy complicadas. Te dejo aquí los primeros pasos ya estando en el sistema mo.hu:

1. En el menú de la izquierda te vas a vállalkozás.
2. Entre las opciones, está egyéni vállalkozás.
3. De ahí te vas a Egyéni vállalkozói tevékenység megkezdésének bejelentése
4. Rellenas el formulario.

Para rellenar el formulario necesitarás todos tus datos personales, la dirección oficial de la compañía y el lugar donde operará (aquí tienes que poner el distrito donde vives y no Budapest), la actividad principal y las demás actividades (solo pon las necesarias) y saber todo lo relacionado a los impuestos, principalmente el modo de pago de impuestos. La mas frecuente es KATA, pero no es la única y tienes que estar claro en eso.

Muy importante: solo date de alta si ya vas a comenzar tu negocio. ¿Por qué? Porque al terminar de darte de alta, ya comienzas a pagar impuestos todos los meses. Al terminar este proceso vas a recibir electrónicamente y también por correo físico, un documento el cual es una notificación acerca del registro. Este documento tendrá varios datos y lo tendrás que usar para varios trámites, pero lo más importante será tu número de impuestos. En Húngaro se llama: adószám.

7 – Paga tu primer mes de impuestos

Si la forma de pago que escogiste es KATA (kisadózók tételes adója) entonces pagarás 50 mil florines húngaros todos los meses a principio del mes a la autoridad de impuestos NAV. Exactamente antes del 12 de todos los meses. El nombre completo es Nemzeti Adó és Vámhivatal. O sea, si te das de alta como autónomo el 15 de Abril, entonces tu primer pago de impuestos será entre el primero y 12 de Mayo. Si te das de alta el 2 de Abril, entonces tienes que pagar esta suma antes del 12 de Abril.

En el paso número 1 te dije que una de las cosas que tienes que considerar es si tu negocio generará suficiente dinero para tus gastos personales y un poco mas. Estos 50 mil florines de impuestos serán un gasto fijo, lo que significa que para considerar tu negocio factible, tendrás que facturar por lo menos 250 mil florines mensuales. Así, te quedarían 200 mil florines mensuales libres al mes para tus gatos personales que creo que es lo mínimo para una persona soltera. Dependiendo de tu negocio, podrás tener mas gastos fijos, pero claro, eso depende del negocio que tienes en mente.

Para los autónomos que pagan impuestos con el modo KATA hay dos opciones principales.

• 50 mil florines húngaros mensuales fijos de impuestos para aquellos que son autónomos tiempo completo. O sea, la única fuente de ingreso que tienen es lo que facturan como autónomos.
• 25 mil florines húngaros mensuales fijos de impuestos para aquellos que trabajan oficialmente como empleados en una compañía con un contrato de mas de 36 horas semanales.

8 – Impuesto comercial o industrial

El impuesto mensual de 50 mil o 25 mil que te menciono arriba se paga a hacienda por decirlo así, en cambio el impuesto comercial o industrial se paga a las autoridades locales. En idioma Húngaro se llama helyi iparűzési adó. Lo primero que tienes que hacer es registrarte como autónomo comerciante en tu distrito o en la autoridad local. Aquí no te dejo páginas web; lo tienes que averiguar. Creo que la suma a pagar aplica para todo Hungría. Hay creo que tres maneras de pagar este impuesto, pero lo más común es pagar 25 mil florines húngaros antes del 15 de Marzo y los otros 25 mil antes del 15 de Septiembre. La otra manera es pagar los 50 mil al principio del año.

El formulario lo tienes que rellenar y enviarlo justo después de haberte dado de alta como autónomo. No lo dejes para «después», porque no se que multas pueden aparecer por arte de magia.

Si te das de alta entre Octubre y Marzo, entonces tienes que pagar el impuesto antes del 15 de Marzo. Si te das de alta entre Abril y Septiembre, entonces tienes que pagar el impuesto antes del 15 de Septiembre.

9 – Registro en la Cámara de Comercio e Industria

La lista de Cámaras de Comercio e Industria locales te la dejo aquí: mkik.hu/teruleti-kamarak. Tienes que registrarte y pagar la membresía anual que son 5 mil florines húngaros. Este proceso es casi todo por correo electrónico. El monto anual tiene que pagarse antes del 31 de Marzo. Lo más fácil es la transferencia bancaria.

10 – Método de facturación

Este año aprobaron una ley para aplicar más control a los autónomos y desde Junio, los autónomos tendrán que presentar todas las facturas emitidas a la autoridad de impuestos. Por lo tanto, tienes que decidir que método de facturación usar. Las opciones son papel o electrónicamente. Hasta ahora lo que he leído es que antes, mientras no se tenían que presentar todas las facturas, facturar en papel estaba bien. No fantástico, pero bien. Desde este año, facturar con papel será muy tedioso. La mejor opción es un programa de facturación que sea compatible con el sistema de la autoridad de impuestos o hacienda. Así, todo esta automatizado y tendrás menos trabajo administrativo. Los programas de facturación que he leído que son buenos (entre ellos algunos gratis) son billzone.eu, billingo.hu, naturasoft.hu, szamlazz.hu y bizxpert.hu. Todos tienen funciones, ventajas y desventajas diferentes, tienes que estudiarlos y decidir cual te conviene.

Consejo

Aunque al parecer todo haya salido bien, siempre después de completar un paso, revisa y comprueba de que está bien hecho.

¡Te felicito! Has terminado el proceso. Aquí debajo te complemento el artículo dejándote un resumen de los costos y otro pequeño resumen acerca de las tareas administrativas fijas mensuales y anuales.

Costos

• Impuesto a NAV (autoridad de impuestos o hacienda): 50 mil o 25 mil florines húngaros todos los meses antes del 12 de cada mes.
• Impuesto comercial o industrial: 2 veces al año 25 mil florines húngaros, en Marzo y en Septiembre.
• Membresía de la Cámara de Comercio e Industria: 5 mil florines anuales antes del 31 de Marzo.
• El curso y los trámites para conseguir la licencia y permiso depende de la actividad de negocio que hayas escogido. Los cursos varían de 50 mil hasta 500 mil florines húngaros dependiendo de si son en línea o presenciales y de que tipo.

Tareas administrativas

• Todas las facturas las tienes que guardar, ya sea en tu computadora o en alguna carpeta física, lo mejor es ordernarlas por fecha y por mes.
• Tienes que enviar tu declaración de impuestos todos los años antes de la tercera semana de Febrero. Esto se puede hacer electrónicamente usando tu cuenta de Ügyfélkapu y el programa llamado ÁNYK. El número de documento de la declaración dentro del programa ÁNYK es el 19KATA.
• Tienes que organizarte y guardar todos los enlaces de los sistemas, guardar bien los nombres de usuarios, las contraseñas y las cuentas bancarias a donde tienes que hacer las transferencias bancarias para pagar impuestos y la membresía.

Si tienes preguntas o puedes ayudar a corregir o a añadir detalles a la guía, escríbeme con toda confianza.

Saludos,
Renato

Fuentes

elemzeskozpont.hu/vallalkozas/hogyan-valasszuk-ki-legjobb-szamlazo-programot

elemzeskozpont.hu/vallalkozas/egyeni-vallalkozas-inditasa-9-lepesben-reszletesen

Descargo de responsabilidad

Esto es una guía que escribo para orientarte y para ayudarte a planear mejor, no obstante yo no soy experto, ni soy abogado corporativo o de impuestos. Por lo tanto, me descargo de toda responsabilidad en caso tal de que sigas estos pasos y por algún error de cualquiera índole el trámite no salga bien. Tampoco me hago responsable en caso de que las autoridades en Hungría cambien algún proceso y yo no haya actualizado a tiempo este artículo.